Pernahkan Anda marah atau kesal gara-gara dokumen penting
ada yang mengambil atau mengkopi lalu diedit sedemikian rupa sehingga isi dari
dokumen tersebut berubah dan Anda terpaksa harus mengubah kembali? atau tidak
ingin dokumen penting Anda ada yang mengedit setelah membagikan ke teman-teman
atau Anda ingin ketika share dokumen penting di internet agar bisa dimanfaatkan
orang lain tapi tanpa mengubah struktur isinya?.
Kali ini admin akan berbagi tips cara melindungi
dan mencegah tindakan editing dokumen, baik disengaja maupun tidak disengaja. Caranya
adalah dengan memberi password dokumen Anda, sehingga orang lain
tidak akan dapat lagi mengutak-atik dokumen Anda, kecuali jika orang tersebut
mengetahui passwordnya.
Manfaat dari melindungi dokumen ini adalah agar orang lain
tidak dapat mengedit file dokumen word Anda tetapi masih bisa membacanya.
Berikut ini langkah-langkahnya:
1. Buka dokumen Microsoft Word yang akan dipassword dan
klik menu Review, kemudian klik Protected Document, maka akan muncul
jendela kecil di sebelah kanan dokumen Ms Word Anda. Klik Restrict
Formatting and Editing (untuk Office 2007). Jika Anda pengguna Office 2010
dan 2013 seperti Admin, maka klik Restrict Editing.
2. Masih pada jendela yang sama setelah klik Restict
editing, maka akan muncul jendela kecil dengan beberapa pengaturan. Pertama
centang Limit Formatting to a selection of styles, kemudian centang Allow
only this type of editing in the document. Kemudian pilih tombol Yes, Start
Enforcing Protection.
*Catatan:
Pada pilihan Allow only this type of editing ada
beberapa pilihan yang memiliki fungsi tersendiri, diantaranya:
● Tracked changes : Tulisan yang diedit di di
garis merah (stroke)
● Comments : Pilihan untuk menjadikan tulisan
sebagai komentar
● Filling in form : Pilihan agar tulisan dokumen
tidak bisa diedit dan dicopy
● No changes : Pilihan ini hanya untuk anti-edit
pada tulisan dan bisa di-copy
Karena di sini kita akan membuat dokumen agar tidak bisa diedit
dan dicopy maka pilih yang Filing in form.
3. Setelah Anda klik tombol Yes, Start
Enforcing Protection, maka akan muncul jendela baru yang meminta untuk mengatur password yang
Anda inginkan (harap diingat-ingat password yang Anda masukkan, karena akan
berguna suatu saat jika Anda ingin mengeditnya kembali).
Setelah memasukan password, klik tombol OK. Nah
dari sini Anda sudah berhasil mengamankan dokumen dari resiko yang tidak
diinginkan atau terlindungi dari tangan-tangan jahil hehe.
Setiap orang yang mengakses dokumen Anda hanya bisa membaca
tanpa dapat mengutak-atik lagi isinya karena telah dilindungi oleh password.
Untuk itu pastikan dengan benar bahwa password yang digunakan tidak
mudah ditebak.
Lalu bagaimana jika ingin menghilangkan proteksi dokumen
jika suatu saat ingin mengeditnya kembali? Caranya sangat mudah sekali.
Pertama, arahkan mouse ke dalam dokumen dan cobalah
untuk melakukan perubahan isinya atau juga bisa pilih Review kemudian Restrict
editing.
Kedua atau terakhir klik saja Stop protection, dan akan diminta
mengisi password yang telah diatur sebelumnya, lalu klik OK dan
Tarraaa... Anda sudah dapat melakukan perubahan atau modifikasi dokumen Ms
Word tersebut seperti biasa.
Jika Anda ingin melindungi kembali dokumen-dokumen
tersebut setelah mengeditnya, caranya sama seperti tips di atas. Atau jika
ingin membiarkan tanpa memproteksi dokumen Anda, maka cukup biarkan saja tanpa
perlu dilakukan cara perlindungan di atas.
Demikian tips Ms Word kali ini, semoga bermanfaat dan terima
kasih.